Gestion locative logiciel : un guide complet pour un choix réussi

La gestion locative logiciel est devenue indispensable pour les propriétaires et les professionnels de l'immobilier de plus en plus nombreux. Sachez en effet que la France compte 6,8 millions de biens locatifs en 2024. Ils sont détenus par 3,8 millions de propriétaires. Sachez aussi que 35% de ces biens sont gérés par des prestataires spécialisés. Ces derniers peuvent être des agences immobilières ou des sociétés spécialisées. Si la gestion locative déléguée devient de plus en plus populaire ces dernières années, c’est qu’elle est avantageuse à de nombreux égards.

Elle assure en effet gain de temps, réduction de stress et optimisation de revenus locatifs. Seulement, les tâches sont nombreuses et chronophages. C’est là l’importance de recourir à un logiciel de gestion locative. Avec cet outil technologique, il n'est plus question d’effectuer manuellement les tâches administratives puisque celles-ci sont réalisées d’une manière automatique. De plus, votre communication avec vos locataires se fait d'une manière plus efficace et plus rapide parce que celle-ci peut se faire à distance. Le logiciel vous permet également de suivre vos finances d'une manière détaillée, sans que vous ayez besoin de bouger de chez vous.

Le souci est que nombreux sont les logiciels de gestion locative disponibles sur le marché de l'immobilier actuellement. Cette situation expose parfois les propriétaires à une difficulté de choix. C'est pourquoi nous proposons  ce guide dans lequel vous trouverez les critères essentiels pour une sélection réussie.

Pourquoi utiliser un logiciel pour gestion locative ?

La gestion locative englobe l'ensemble des actions nécessaires pour gérer un bien immobilier mis en location. Cela inclut la recherche de locataires et la rédaction des baux, l'encaissement des loyers. Y sont compris également la gestion des charges, l'entretien du bien et le respect des obligations légales.

Sans un logiciel de gestion locative, ces tâches peuvent rapidement devenir chronophages et complexes. Si vous les réalisez à la main, vous risquerez de vous exposer à des erreurs, à des oublis, voire à une perte de temps. Parmi les tâches qui ne peuvent pas être réalisées manuellement, citons le suivi des paiements des loyers. S'y ajoutent également la relance des locataires en cas de retard de paiement, le suivi des états des lieux ou encore la gestion des documents administratifs. Dans ces cas, l'opération manuelle peut s'avérer difficile et s'exposer à des erreurs.

La gestion locative sans logiciel rend également difficile la centralisation des informations. Cela complique la vision d'ensemble de la situation financière et administrative. Il en résulte que la gestion locative logiciel offre une solution efficace à ces défis. L'automatisation des tâches répétitives et chronophages font de lui l’un des outils incontournables dans le domaine de l’immobilier.

Automatisation des tâches répétitives

Un logiciel de gestion locative trouve principalement leur utilité dans l'automatisation des tâches répétitives. En tant que gestionnaire ou propriétaire, vous n'aurez plus à passer du temps dans la réalisation de vos tâches courantes. Vous n'avez, par exemple, à génerer et à imprimer des quittances de loyers. Ces opérations sont effectuées d'une manière automatique par l'outil. Ce dernier vous permet aussi de faire des rappels automatiques pour les échéances importantes. C'est le cas des renouvellements de bail ou des révisions de loyer. Les relances automatiques en cas de retard de paiement en font également partie. La solution logicielle s'utilise pour la détection des impayés, ou encore pour l'envoi de notifications aux locataires concernés.

La génération automatique de documents, tels que les contrats de location et les états des lieux, est un autre avantage significatif. Cette automatisation permet de réduire le temps consacré à l'administration et de minimiser les erreurs humaines. Cela assure ainsi une gestion locative plus efficace et sereine.

Centralisation des documents

Un logiciel de gestion locative centralise tous les documents importants au même endroit, ce qui facilite grandement leur accès et leur gestion. Cette centralisation concerne les baux de location, les états des lieux et les diagnostics immobiliers. Peuvent y être centralisés aussi les factures de travaux, les assurances, et toute autre pièce justificative. Avoir tous ces documents regroupés numériquement simplifie les recherches et évite la perte de documents papier. De plus, cela permet un partage facile et sécurisé avec les locataires, les comptables ou d'autres professionnels. La centralisation des documents est un atout majeur pour une gestion locative efficace et organisée.

Simplification des interactions avec les locataires via l'outil en ligne

Un logiciel de gestion locative moderne offre un espace en ligne dédié aux locataires, ce qui simplifie considérablement les interactions. Grâce à la plateforme, les locataires peuvent accéder à leurs documents et signaler des problèmes. Elle leur permet également de payer leur loyer en ligne et de communiquer facilement avec le propriétaire ou le gestionnaire. Cette communication centralisée et numérisée améliore la transparence et réduit les malentendus. Elle offre également une plus grande flexibilité pour les deux parties. En effet, elle permet des échanges à tout moment, sans contrainte horaire. L'outil en ligne favorise ainsi une relation locataire-propriétaire plus fluide et efficace.

Les fonctionnalités clés d'un logiciel de gestion locative

Un logiciel de gestion locative performant doit proposer un ensemble de fonctionnalités essentielles pour une gestion efficace et sereine.

Gestion des contrats de location

Vous trouverez aussi dans un logiciel de gestion locative d’autres fonctionnalités interessantes. Il vous permet, par exemple, la gestion des contrats de location. Il est pratique pour la création, le stockage et le suivi des baux de location de manière centralisée et sécurisée. Avec le logiciel, l’établissement des modèles de contrats pré-remplis et conformes à la législation en vigueur n’est aussi qu’un simple jeu d’enfant. Vous ne risquez pas en même temps de faire des erreurs.

Avec le logiciel, vous pouvez gérer facilement les échéances importantes, comme les renouvellements de bail ou les révisions de loyer, en envoyant des alertes automatiques. La gestion des contrats de location via un logiciel assure une traçabilité et un archivage optimal des documents. Par conséquent, les démarches administratives et juridiques deviennent plus simples.

Suivi des paiements de loyers et des dépôts de garantie

Le logiciel vous permet de faire une gestion locative rigoureuse. Vous pouvez l’utiliser pour suivre les paiements de loyers et des dépôts de garantie. Avec l’outil, vous pouvez aussi suivre facilement les encaissements de loyers et générer automatiquement les quittances. La gestion des impayés et des relances deviennent également plus simples.

Pour vos opérations liées aux dépôts de garantie, le logiciel peut vous aider dans leur enregistrement, le suivi de leur restitution. Vous pouvez aussi y recourir pour gérer les éventuelles retenues en cas de dégradations. Cette fonctionnalité vous offre une vision claire et précise de la situation financière de chacun de votre bien et simplifie la gestion comptable. Elle vous permet également de vous prémunir contre les impayés et les litiges potentiels liés aux dépôts de garantie.

Suivi de l'état des lieux et de la maintenance des logements

Le suivi de l'état des lieux et de la maintenance des logements est une fonctionnalité essentielle pour préserver la valeur du bien et assurer le confort des locataires. Le logiciel permet de digitaliser les états des lieux d'entrée et de sortie. Cela facilite leur comparaison et la gestion des éventuelles réparations.

Il permet également de centraliser les demandes d'intervention, de suivre l'avancement des travaux et de conserver un historique des interventions réalisées. Cette fonctionnalité optimise la gestion de la maintenance et permet de réagir rapidement aux problèmes signalés par les locataires. Ce qui contribue à une meilleure relation locative.

Déclarations fiscales et revenus fonciers

Optimisez la fiscalité de votre gestion location avec le logiciel. Il s’utilise pour la gestion de vos déclarations fiscales et de vos revenus fonciers. La centralisation des informations figure également parmi ses avantages. Parmi ces informations, on peut trouver les charges déductibles, les loyers perçus, et les travaux réalisés. A l’aide de l’outil, générez aussi facilement et rapidement des rapports et des tableaux récapitulatifs pour faciliter votre déclaration auprès de l’administration fiscale.

Certains logiciels proposent même une télétransmission directe des déclarations. Son utilisation vous permet également de vous mettre à l'abri des sanctions. En effet, vous les risques d'omettre les informations importantes ou de faire des erreurs. Pour votre information, les réglementations sur les impôts sont parfois complexes. D'où la nécessité de demander l'accompagnement d'un expert-comptable. Ce professonnel est en mesure de vous proposerune optimisation fiscale personnalisée.

A noter que pour faire votre déclaration d'impot sur le revenu, vous avez deux options en France. Soit vous choisissez le régime micro-foncier dans le cas où vos revenus bruts n'excède pas 15 000 €. Dans l'autre cas, vous devez choisir régime réel. Dans ce dernier cas, vous n'avez qu'à vous servir du formulaire 2044 pour faire votre déclaration.

Gestion en ligne

La gestion en ligne offre une transparence et un suivi accrus pour le propriétaire bailleur. Chez NousGérons, nous proposons une plateforme dédiée, spécialement conçue pour faciliter le suivi de toutes nos actions. Cette plateforme centralise l'ensemble des informations relatives à la gestion de votre bien. Il peut s’agir de la gestion technique (suivi des interventions, maintenance) et de la gestion financière (encaissements, paiements, comptabilité). Elle peut aussi faire un suivi des états des lieux, des déclarations fiscales ou de tout autre aspect de la gestion locative.

Grâce à cet outil, le propriétaire bailleur dispose d'une vision claire et en temps réel de la situation de son bien. Vous pouvez ainsi rester informé et prendre des décisions éclairées. Cette transparence renforce la confiance et simplifie la communication entre le propriétaire et NousGérons.

Comment choisir le logiciel de gestion locative ?

Choisir le bon logiciel de gérance locative est crucial pour une gestion efficace et sereine de vos biens. Plusieurs critères doivent être pris en compte pour faire le meilleur choix.

Parmi les fonctionnalités essentielles, on retrouve :

• Gestion des contrats de location : création, stockage, suivi des échéances, renouvellements, révisions de loyer ;
• Suivi des paiements : enregistrement des encaissements, génération de quittances, gestion des impayés, relances automatiques, suivi des dépôts de garantie ;
• Gestion des charges : répartition des charges récupérables, suivi des régularisations ;
• Suivi de l'état des lieux et de la maintenance : digitalisation des états des lieux, gestion des demandes d'intervention, suivi des travaux ;
• Déclarations fiscales et revenus fonciers : centralisation des données, génération de rapports pour la déclaration des revenus fonciers ;
• Communication avec les locataires : messagerie intégrée, portail locataire ;
• Gestion multi-propriétaires et multi-biens : pour les professionnels gérant plusieurs biens pour différents propriétaires ;
• Tableaux de bord et reporting : pour un suivi clair et précis de l'activité.

Au-delà de ces fonctionnalités de base, certains logiciels proposent des options plus avancées. On peut citer la gestion des assurances, la signature électronique des documents, ou encore l'intégration avec des outils de comptabilité. Il est important d'identifier vos besoins spécifiques et de choisir un logiciel qui y répond au mieux.

Accessibilité en ligne et compatibilité avec les applications mobiles

L'accessibilité en ligne et la compatibilité avec les applications mobiles sont des critères importants. Cela est important à l’heure où l'accès à l'information se fait de plus en plus via les appareils mobiles. Un bon logiciel de gestion locative doit être accessible depuis n'importe quel appareil connecté à internet, que ce soit un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Cela 1 implique une interface responsive, c'est-à-dire qui s'adapte à la taille de l'écran.

Idéalement, le logiciel propose également une application mobile dédiée. Il doit vous offrir une expérience utilisateur optimisée pour les appareils mobiles. Cette application doit reprendre les principales fonctionnalités du logiciel web, ce qui permet de gérer son activité locative en déplacement.

L'accessibilité ne se limite pas à la compatibilité des appareils. Elle concerne également l'accessibilité pour les personnes en situation de handicap, en respectant les normes d'accessibilité web (WCAG). Cela inclut des fonctionnalités telles que la navigation au clavier, le contraste des couleurs, les alternatives textuelles pour les images, etc. Une bonne accessibilité garantit que le logiciel peut être utilisé par tous, sans discrimination. 

Fiabilité et avis clients

Parmi les critères essentiels pour choisir un logiciel de gestion locative figure la fiabilité. Pour garantir une exploitation continue et pérenne de votre bien immobilier, misez sur un logiciel créé par une entreprise célèbre. Seuls les logiciels bénéficiant d'une bonne réputation peuvent offrir des services de qualité. Cette bonne réputation s'évalue en vous reposant sur de nombreux critères. On peut citer les certifications, les labels, ainsi que l'expérience de l'éditeur dans le domaine. A cela s'ajoute aussi la sécurité des données et la qualité du support client. Nous vous conseillons également de faire un tour sur le site de l'éditeur et de voir les avis clients. Ces démarches simples vous donnent une idée sur la fiabilité et la qualité du logiciel.

Pour les avis clients en particulier, ils relatent les retours d'utilisateurs réels, ainsi que leur experience avec l'outil. Ils s'obtiennent en consultant le site de l'éditeur ou en vous rendant sur des sites spécialisés.

Pour bénéficier d'une plateforme de gestion locative fiable, faites confiance à NousGérons. L'outil que nous mettons à votre disposition intègre toutes les fonctionnalités vous permettant de gérer efficacement vos biens locatifs. Simples d'utilisation et intuitives, celle-ci est accessible via n'importe quel appareil. Il vous suffit de vous connecter à internet. Cela vous offre ainsi une flexibilité et un suivi optimal.

Logiciel de gestion locative gratuit ou payant ?

Si vous cherchez un logiciel de gestion locative, vous avez le choix entre des versions payantes et gratuites. Pour trancher, vous devez vous baser spécifiquement sur vos besoins et aussi sur votre budget. Il est aussi nécessaire d'évaluer les avantages et les inconvénients de chaque version.

Parlons d'abord des logiciels de gestion locative gratuits. Comme leur nom l'indique, ils sont accessibles sans que vous ayez besoin de payer. Ils conviennent plus particulièrement aux propriétaires qui se lancent pour la première fois dans le domaine. Ils sont aussi préconisés dans le cas où vous ne gérez que très peu de biens en location.

Outre leur gratuité, les logiciels gratuits dédiés à la gestion locative sont aussi simples d'utilisation. Leur interface est facile à prendre en main et ils n'offrent que des fonctionnalités de base. Tout de même, leurs fonctionnalités sont limitées. Ils sont dépourvus d'outils avancés, comme la gestion automatisée des relances d'impayés ou la création de rapports personnalisés. Ils ne permettent pas également la synchronisation bancaire et la gestion multi-propriétaires. Mis à part cela, vous ne pouvez pas bénéficier d'assistance spécifique dans le cas où vous aurez à faire à des soucis. Sans négliger les publicités intrusives, qui peuvent nuire gravement à votre expérience utilisateur.

Enfin, la sécurité et la confidentialité des données peuvent être moins robustes comparées aux solutions payantes.

À l'opposé, les logiciels de gestion locative payants vous offrent un ensemble complet de fonctionnalités. Cela leur permet de vous aider dans la gestion de votre bien en location, quel que soit l'aspect. La fonctionnalité complète assure également une gestion plus précise et plus efficace. Elle vous garantit satisfaction, même dans le cas où vous avez des exigences spécifiques ou créez un important parc immobilier.

Sachez aussi que les logiciels payants assurent un support client de qualité, généralement réactif et compétent. Soulignons également la sécurité des données. L'éditeur mise sur des dispositifs de protection robustes et à jour. Son objectif est de garantir la sécurité et la confidentialité des données.

L'autre atout des logiciels payants est qu'ils bénéficient de mises à jour régulières. Ainsi, leur fonctionnalité est évolutive et les éventuels bugs sont corrigés. Heureusement, grâce à cette évolutivité, l'outil est en mesure de s'adapter à l'évolution de l'activité du propriétaire.

Sachez cependant que la qualité a un prix. Quand vous choisissez un logiciel de gestion immobilière payant, vous devez prévoir un budget initial. Avant de faire votre choix, il est préconisé de faire une comparaison des offres auprès de divers éditeurs. Misez sur la solution qui présente le meilleur rapport qualité prix.

Exemples de logiciels de gestion locative populaires

Il existe une multitude de logiciels de gestion locative sur le marché, chacun avec ses spécificités. Voici quelques exemples de solutions populaires :

La plateforme NousGérons

Dans le cadre d'un mandat de gestion locative, NousGérons met à disposition de ses clients une plateforme web complète et intuitive. Cette plateforme centralise toutes les informations relatives à la gestion du bien. Ell offre une vue d'ensemble claire et accessible en temps réel. Les propriétaires peuvent y consulter les données financières (encaissements, dépenses, comptabilité), suivre l'état des lieux et les interventions techniques. Ils peuvent également accéder aux documents importants (baux, diagnostics), et communiquer facilement avec les équipes de NousGérons. L'accent est mis sur la transparence et la simplicité d'utilisation pour faciliter le suivi et la prise de décision ;

Lockimmo

Lockimmo est un logiciel de gestion locative en ligne qui s'adresse principalement aux propriétaires bailleurs individuels et aux petites agences immobilières. Il propose des fonctionnalités de base. Parmi celles-ci, on peut citer la gestion des baux, le suivi des loyers et des charges, la génération de quittances et la gestion des états des lieux. Lockimmo se distingue par son interface simple et intuitive. Ce qui le rend facile à prendre en main, même pour les utilisateurs novices. Il propose différentes formules d'abonnement en fonction du nombre de biens gérés.

BP Gestion immobilière (BPI)

BP Gestion Immobilière est une solution logicielle plus complète, destinée aux professionnels de l'immobilier. Il est notamment dédié aux administrateurs de biens et aux agences immobilières. BPI permet réaliser la gestion locative, la comptabilité, la gestion des copropriétés et la transaction immobilière. Ce logiciel est conçu pour gérer des portefeuilles importants et propose des outils de reporting et d'analyse performants. Il s'agit d'une solution plus complexe et plus coûteuse que les solutions destinées aux particuliers.

Ce qu'il faut retenir

Choisir le bon logiciel de gestion locative est une étape cruciale pour optimiser la gestion de vos biens immobiliers. De nombreux critères sont à prendre en compte. Parmi ceux-ci, on peut citer les fonctionnalités offertes, l'accessibilité en ligne et mobile, et aussi le budget. Le choix entre un logiciel gratuit et un logiciel payant dépendra de vos besoins et de la complexité de votre gestion. Les solutions gratuites conviennent aux propriétaires ayant des besoins simples et gérant un petit nombre de biens. Quant aux logiciels payants, ils offrent des fonctionnalités plus complètes, un meilleur support client et une sécurité renforcée. Ce qui est préférable pour les portefeuilles plus importants.

Pour une gestion locative sereine et performante, confier cette tâche à des professionnels est une solution avantageuse. NousGérons propose une gamme complète de services pour simplifier la vie des propriétaires. NousGérons prend tout en charge. Nous nous occupons de la mise en location de votre bien et de la recherche de locataires solvables. Nous réalisons aussi la rédaction du bail, avec le suivi des loyers, des charges et des éventuels travaux.

De plus, pour une tranquillité d'esprit totale, NousGérons propose l'option "Loyers Garantis". Celle-ci vous assure le versement régulier de vos revenus locatifs, même en cas de défaillance du locataire. Confiez-nous votre gestion locative et libérez-vous des contraintes administratives. N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir de plus amples informations.