Procédure de relance
IMPORTANT ! ● Chaque action doit être notée sur Asana ● Sur chaque carte sur Asana doivent être indiqués : coordonnées du locataire / des garants, nom du propriétaire, numéro de lot, type de garantie, la gestionnaire doit être taguée ● Les copies des mises en demeure doivent être enregistrées sur Asana et sur Gercop ● Quand un locataire régularise sa dette, passer la tâche en “terminée”. ● Les dates d’échéance DOIVENT ÊTRE RESPECTÉES ! VISALE 10 Envoi des relances 1 (Adrianne) 15 Envoi des relances 2 (Adrianne) Entre le 20 et le 22 : 1. Mail à envoyer au locataire : Bonjour, Malgré nos précédentes relances concernant le paiement de vos loyers et charges, vous devez, à ce jour, la somme de XX,XX € Je vous rappelle que votre loyer doit être réglé, chaque mois, avant le 5. Merci de régulariser la situation en urgence SVP (RIB ci-joint) et de me tenir informée. Sans nouvelle de votre part sous huitaine, nous serons dans l’obligation de vous envoyer une mise en demeure, frais en sus à votre charge et de de déclarer l’impayé à l’organisme Visale. Belle journée à vous. 2. Mail à envoyer au propriétaire : Bonjour, Tout d'abord, j'espère que vous vous portez bien. Votre locataire (NOM + Prénom) est en retard dans le règlement de ses loyers. A ce jour, sa dette s’élève à XX,XX€. Nous avons enclenché la procédure de relance et sans régularisation de sa part, nous pourrons transmettre le dossier à l’organisme Visale qui prendra en charge les loyers impayés. Pour lancer l’instruction du dossier, la garantie VISALE nécessite un retard de loyer de 2 mois minimum. Si la situation n’est pas régularisée d’ici-là, nous ferons parvenir une mise en demeure à votre locataire, et engagerons la procédure auprès de Visale. Afin de constituer le dossier, merci de nous faire parvenir les documents et informations suivantes : - Votre pièce d’identité - Copie de votre dernière taxe foncière - Votre situation professionnelle : - Pays de votre lieu de résidence fiscale : - Pays d’exercice de votre activité professionnelle : Nous vous tiendrons bien sûr au courant. Mois suivant (2 mois d’impayés) -> au 10 : 1. Envoyer une mise en demeure au locataire 2. Envoyer mail d’info au propriétaire Bonjour, Tout d'abord, j'espère que vous vous portez bien. Votre locataire n'ayant pas régularisé la situation de son compte nous lui avons fait parvenir une mise en demeure. A ce jour, il/elle doit la somme de €. Ce retard est inacceptable. Aussi, nous déclarons à la garantie VISALE cet impayé pour qu'il soit pris en charge par l'organisme. Le délai de traitement des dossiers peut aller jusqu'à 1 mois, 1 mois et demi avant le premier versement mais le loyer sera indemnisé sans carence. Dans le cadre du dossier, merci de nous faire parvenir par retour, si vous ne l’avez pas déjà fait, copie de votre pièce d'identité, de votre taxe foncière ainsi que les informations suivantes : votre situation professionnelle, le pays de votre résidence fiscale ainsi que le pays d'exercice de votre activité. Nous vous tiendrons informé.e au plus vite. 3. Réunir tous les documents + attribuer une tâche “Déclarer impayé à Visale” à Adrianne sur Asana Liste des documents : - Copie mise en demeure - Preuve de dépôt - Bail (à compresser sur ilovepdf + nommer le fichier “BAIL + NOM DU LOCATAIRE”) - État des lieux d’entrée (à compresser sur ilovepdf + nommer le fichier “EDLE + NOM DU LOCATAIRE”) - Extrait de compte - Mandat - RIB Gestion - RIB du locataire GARANTME 10 Envoi des relances 1 (Adrianne) 15 Envoi des relances 2 (Adrianne) Entre le 20 et le 22 : 1. Envoyer une mise en demeure au locataire 2. Envoyer mail d’info au propriétaire Bonjour, Tout d'abord, j'espère que vous vous portez bien. Votre locataire n'ayant pas régularisé la situation de son compte nous lui avons fait parvenir une mise en demeure. A ce jour, il/elle doit la somme de €. Ce retard est inacceptable. Aussi, nous déclarons à la garantie GARANTME cet impayé pour qu'il soit pris en charge par l'organisme. Le délai de traitement des dossiers peut aller jusqu'à 1 mois, 1 mois et demi avant le premier versement mais le loyer sera indemnisé sans carence. Dans le cadre du dossier, merci de nous faire parvenir par retour copie de votre pièce d'identité, de votre taxe foncière ainsi que les informations suivantes : votre situation professionnelle, le pays de votre résidence fiscale ainsi que le pays d'exercice de votre activité. Nous vous tiendrons informé.e au plus vite. 25 Réunir tous les documents + attribuer une tâche “Déclarer impayé à GARANTME” à Adrianne Liste des documents : - Copie mise en demeure - Preuve de dépôt - Bail (à compresser sur ilovepdf + nommer le fichier “BAIL + NOM DU LOCATAIRE”) - État des lieux d’entrée (à compresser sur ilovepdf + nommer le fichier “EDLE + NOM DU LOCATAIRE”) - Extrait de compte - Mandat - RIB Gestion - RIB du locataire GARANT PHYSIQUE - CAUTION SOLIDAIRE 10 Envoi des relances 1 (Adrianne) 15 Envoi des relances 2 (Adrianne) Entre le 15 et le 23 : Relance téléphonique + mail (LOCATAIRE + GARANT) : - réponse : à voir selon la situation - pas de réponse : 3 tentatives minimum entre le 15 et le 23 24 : Envoi mise en demeure (LOCATAIRE + GARANT) 1. Envoyer une mise en demeure au LOCATAIRE + GARANT 2. Envoyer mail d’info au propriétaire + copie au gestionnaire Bonjour, Tout d'abord, j'espère que vous vous portez bien. Votre locataire n'ayant pas régularisé la situation de son compte nous lui avons fait parvenir une mise en demeure. A ce jour, il/elle doit la somme de €. Ce retard est inacceptable. Aussi, sans régularisation de la situation sous 15 jours, nous pourrons, si vous êtes d'accord, mandater un Huissier de Justice pour l'envoi d'un commandement de payer, nécessaire pour entamer une procédure de résiliation du bail. Pour information, le coût d'un commandement de payer est d'environ 250€. Ce montant est répercutable sur le locataire. Nous vous tiendrons informé.e au plus vite. 3. Déclarer l’impayé sur l’extranet PAS DE GARANT ● Il n’est pas normal qu’un locataire n’ait pas de garant. Faire le maximum pour trouver le garant : chercher sur tous les outils + demander au gestionnaire + demander au service location (Marlène et/ou Camélia) 10 Envoi des relances 1 (Adrianne) 15 Envoi des relances 2 (Adrianne) Entre le 15 et le 23 : Relance téléphonique + mail au LOCATAIRE : - réponse : à voir selon la situation - pas de réponse : 3 tentatives minimum entre le 15 et le 23 24 : Envoi mise en demeure (LOCATAIRE) 1. Envoyer une mise en demeure au LOCATAIRE 2. Envoyer mail d’info au propriétaire + copie au gestionnaire Bonjour, Tout d'abord, j'espère que vous vous portez bien. Votre locataire n'ayant pas régularisé la situation de son compte nous lui avons fait parvenir une mise en demeure. A ce jour, il/elle doit la somme de €. Ce retard est inacceptable. Aussi, sans régularisation de la situation sous 15 jours, nous pourrons, si vous êtes d'accord, mandater un Huissier de Justice pour l'envoi d'un commandement de payer, nécessaire pour entamer une procédure de résiliation du bail. Pour information, le coût d'un commandement de payer est d'environ 250€. Ce montant est répercutable sur le locataire. Nous vous tiendrons informé.e au plus vite. 3. Déclarer l’impayé sur l’extranet
